Le temps ne suffit plus pour exécuter toutes nos tâches, nous sommes débordés, « overbookés », « surbookés », à vous de choisir ! Le travail s’accumule, les collègues, coups de téléphone ou les emails nous déconcentrent et la baisse de productivité se ressent. Nous le savons, faire sa liste quotidienne de tâches est utile, mais pourtant, pas d’amélioration et chaque fin de journée, l’on se dit « j’ai l’impression de n’avoir rien fait ! ».
Et si la mauvaise gestion de son temps venait aussi d’un environnement de travail parasité de bruit ou d’un manque d’outils pour se rendre plus productif ? Zoom sur 3 situations de travail, avec en bonus l’interview de DROM Paintball.
Gérer son temps en Open Space
Travailler dans le même espace avec son équipe, le concept de l’open space. Un environnement parasité de bruits où chacun s’interpelle, pour une question, une remarque ou une blague. Et même si vous vous adressez à une personne en particulier, c’est tout le bureau qui relève la tête et vous écoute. Conséquence, difficile de se concentrer et chacun prend du retard dans ses tâches.
Se parler à tout va ? Ne pas se décrocher un mot de la journée ? Il existe une alternative, définir des heures pour discuter et se poser les questions nécessaires. Pour devenir productif ensemble, faites une réunion quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, à vous de définir le rythme suivant les objectifs de l’entreprise.
Autre solution, s’isoler dans une pièce. Si l’entreprise où vous travaillez dispose de salles de réunion ou bureaux fermés, ils seront des lieux idéaux pour trouver votre inspiration et entrer dans une période d’intense productivité.
Optimiser son temps dans un bureau
Face à l’Open Space, travailler seul dans un bureau vous offre un avantage, le SILENCE ! Enfin presque parce que c’est plutôt le défilé dans votre bureau : questions sur un dossier, soucis ou commérages en tout genre. Impossible de se concentrer, vous êtes constamment dérangés.
Réagissez et osez dire non ! Dites à vos collaborateurs que vous avez besoin de concentration et mettez en place des codes. Par exemple, une porte fermée signifie ne pas déranger. Parfois, les sollicitations ne sont pas si urgentes et le salarié peut trouver lui-même en cherchant la réponse.
Venir 30 minutes ou 1h avant tout le monde ou repartir après vos collaborateurs vous offre des moments privilégiés de calme absolu.
Conseils pour bien gérer son temps
Utiliser une messagerie instantanée
Utilisez aussi une messagerie instantanée interne comme Slack. Plus besoin de parler à haute voix, vous discutez avec par écrit. Partage de documents, historique, réception instantanée, ces messageries s’imposent dans les entreprises, devenant une alternative plus efficace aux emailing (donnant un coup de vieux aux emails interne).
Dans le cas où vous travaillez seul dans votre bureau, la messagerie instantanée évite les allées et venues dans votre bureau.
Consulter ses emails : 2 à 3 fois dans une journée
Le fait de consulter et répondre à vos emails vous fait perdre un temps précieux et qui pourrait être utilisé à bon escient. Pour un travail productif, débarrassez-vous de ces parasites en vous forçant à consulter votre messagerie à des moments définis, par exemple le matin en arrivant, avant la pause de midi et une heure avant de partir le soir.
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Laisser de l’autonomie à ses salariés
Accordez une marge de manœuvre à vos salariés dans leur travail. Par exemple, si l’action menée rapporte moins de 100€, le salarié s’en occupe seul. Plus de responsabilités pour lui, moins de charges pour vous. En déléguant, vous optimisez votre gestion du temps en laissant plus de place à vos tâches principales.
Représenter visuellement ses tâches
Pour avoir cette impression d’avancer, vous devez prioriser vos tâches. Une des meilleures solutions reste le schéma qui va vous permettre de découper vos tâches. En un coup d’œil, toutes les tâches se rangent de façon logique et font dégager vos priorités. Il existe plusieurs outils de mapping, parmi eux : Mindjet, Freemind et Mindmapping.
Trello est également un outil complet pour organiser et prioriser vos tâches. Intuitif et collaboratif, chacun organise ses tâches sous différentes catégories sans perdre de temps.
Indépendants / Freelances : comment gérer mon temps ?
Aucune discussion avec vos salariés, vous n’en avez pas. Mais le combat pour gérer son temps est tout aussi important. Entre les moments parasitaires comme vos emails et vos coups de téléphone et toutes les tâches répétitives à faire qui ne vous plaisent pas et vous font perdre un temps précieux.
Mettez en place une assistante virtuelle
Une bonne gestion du temps n’est possible que par le partage ou la délégation des tâches. Et c’est alors qu’apparaissent les assistants virtuels vos « meilleurs » amis. En déléguant les tâches, vous accordez plus de temps aux tâches principales et importantes pour le fonctionnement de l’entreprise. Comptabilité, factures, gestion administrative, support client, lecture et réponse à vos emails comme vos coups de téléphone, les assistants virtuels deviennent vos alliés et pour des prix souvent compétitifs.
Maika assistance : Composé d’une trentaine d’assistants basés à Madagascar, cette solution gère vos tâches administratives, commerciales, logistiques et la rédaction de votre contenu. La plateforme propose un prix horaire, dégressif suivant le nombre d’heures, par exemple 11,50€/heure pour 10h, 8.88€/heure pour 40h,…
Upwork : Anciennement Odesk, Upwork est une solution pour externaliser vos tâches. Cette plateforme réunit une grande communauté de freelances (programmeurs, designers, des assistants virtuels, des community managers, des copywriters,…). Pour vérifier que le travail soit fait, Upwork prend régulièrement des screenshot. Concernant le prix, soit vous indiquez un tarif à l’heure, soit à la tâche.
Julie Desk : Il s’agit d’une assistante à intelligence artificielle qui s’occupe de tous vos rendez-vous par email à partir de 49.99€ / mois. Julie Desk vous apporte un vrai soutient dans votre gestion du temps en organisant, planifiant ou annulant vos rendez-vous. Elle s’occupe aussi d’envoyer les invitations à vos événements.
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Comment optimiser son temps de travail ? Cas d’entreprise avec DROM Paintball
DROM Paintball est une marque d’équipements sportifs spécialisés dans le Paintball de compétition. Employant 5 salariés, comment font-ils pour gérer leur temps au quotidien ? Quels outils utilisent-ils ? Wydden a interviewé Kévin Coulm, Président de DROM.
- Tu travailles en Open space, quelles règles as-tu instauré auprès de ton équipe pour optimiser ton temps de travail ?
Le travail en Open space est pour moi moins attrayant qu’il en avait l’air. Si on ne respecte pas des règles à la lettre c’est rapidement le bazar et la productivité plonge.
Règle n°1 : Travailler en écoutant de la musique signifie qu’on ne veut pas être dérangé. Ce n »est pas si pratique que ça car on n’a pas toujours envie d’écouter de la musique, certaines personnes n’aiment pas travailler avec la musique. Le problème c’est que si on n’a pas les écouteurs, la tentation de s’interrompre est trop grande.
Chez DROM on arrive à avoir des « sessions de productivité », il n’y a pas un bruit, tout le monde est focus sur son travail, on ne dérange pas les autres, si c’est urgent on se parle su Slack, si c’est vraiment ultra urgent on interpelle quelqu’un mais on essaye d’éviter au maximum.
Ces sessions durent généralement 1h30 /2h, ensuite on prend un break sans s’en rendre compte, quelqu’un dérange un autre puis c’est la boule de neige. On prend un bon quart d’heure pour discuter et se changer les idées avant de repartir se concentrer sur une tâche.
- Comment fais-tu au quotidien pour prioriser tes tâches ?
Chez DROM on utilise « Asana », un outil formidable qui nous permet de gérer notre temps et de prioriser nos tâches.
- As-tu une habitude quotidienne ?
Pas vraiment, j’essaie d’optimiser mon temps de travail afin de le rendre plus productif, j’ai beaucoup progressé ces derniers mois mais je suis persuadé que ma marge de progression est encore immense.
Actuellement je travaille environ 50h par semaine.
- Quels outils utilises-tu ?
J’utilise Sunrise (calendrier intelligent), Slack (messagerie instantanée), Asana (gestion des tâches) et Evernote (gestion de notes et d’idées).
Crédit photo : DROM Paintball ; Vasabii via shutterstock
