KPI marketing, KPI financier … On parle souvent de KPIs pour « Key Performance Indicator » ou Indicateurs clés de performance. Mais on a parfois du mal à bien comprendre lesquels sont indispensables pour piloter sa société. Nous revenons ici sur les KPI financiers prioritaires pour surveiller et piloter efficacement la trésorerie de son entreprise.

Money money money

Connaître votre chiffre d’affaires et l’état de votre trésorerie représente le minimum vital pour gérer votre startup et anticiper sur les prochaines étapes.

En plus de savoir la quantité de carburant qu’il vous reste, il est ainsi important de garder un oeil sur les dépenses à venir ou les entrées de cash à prévoir.

Pour cela, un plan de trésorerie est indispensable et le tenir à jour également. Des tas de modèles existent sur Internet pour vous aider à le mettre en place et votre comptable peut aussi vous accompagner. Si tout cela vous semble trop compliqué, vous devez au minimum vous obliger à tenir un tableau Excel répertoriant les entrées et les sorties.

Identifiez votre BFR

Votre besoin en fonds de roulement, ou “Cashburn” pour faire plus hype, est l’argent dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise.

À partir de cette donnée, vous pourrez déterminer le chiffre d’affaires que vous devrez réaliser pour être à l’équilibre (seuil de rentabilité) et commencer à gagner de l’argent. Le BFR doit prendre en charge toutes vos dépenses, salaires, loyers, etc et être le plus large possible pour pouvoir refléter la réalité de votre boîte.

Tenez votre business plan et votre comptabilité à jour

Si vous avez réalisé un business plan sur lequel vous vous appuyez pour prévoir ce que vous allez faire sur les mois ou les années à venir, vous devez le réajuster en permanence en fonction de vos résultats réel. Cela vous permettra surtout d’identifier les postes à réduire en cas d’écart négatif, afin de ne pas effectuer trop de dépenses si vous n’avez pas les rentrées qui vont bien en face.

Votre comptabilité est indispensable pour piloter votre entreprise. Les pièces comptables, bien qu’elles peuvent désormais être dématérialisées, sont nécessaires pour déduire les charges et la TVA. Il est donc nécessaire de tenir cette comptabilité à jour pour pouvoir récupérer la TVA déductible de la TVA collectée et éviter les écarts de trésorerie. Par ailleurs, mettre à jour votre comptabilité vous permettra également de ne pas vous laisser surprendre par des charges soudaines que vous n’auriez pas approvisionnées.

Traduisez vos chiffres visuellement

Une fois tous ces indicateurs identifiés et mis en place, tenez-les à jour et traduisez-les sous forme de graphiques pour pouvoir facilement déterminer votre taux de croissance ou les creux d’activité. De nombreux outils sont à disposition pour vous aider, comme Geckoboard et Cyfe, des agrégateurs de données qui affichent pour vous sur un seul écran l’intégralité des données que vous souhaitez surveiller.

Gardez aussi en tête qu’un bon vieux tableur Excel ou Google Sheets est souvent tout aussi efficace, moins coûteux et demande moins de temps de configuration.

L’innovation ou l’art de jongler avec la trésorerie

Si vous êtes dans l’innovation, il est fort probable que vous consacriez des dépenses importantes dans la R&D que l’État vous remboursera ensuite. C’est notamment le cas pour le statut JEI si vous n’avez pas fait les déclarations préalables pour ne pas avoir à avancer les charges sociales, mais aussi du Crédit Impôt Recherche, Crédit Impôt Innovation ou du CICE pour ne citer qu’eux.

Si théoriquement c’est de l’argent que l’État vous doit, dans les faits, il ne sera pas toujours facile de le récupérer, notamment pour le CII et le CIR tant les montants peuvent parfois être importants. Les lourdeurs et délais administratifs engendrent une réelle difficulté d’avoir une visibilité précise sur le délai de paiement qu’il est impossible de réclamer à votre CFE.

En réalité, ces dispositifs ne sont pas vraiment adaptés à des jeunes entreprises contraintes d’avancer de la trésorerie pour la récupérer ensuite. D’où l’importance de prévoir et de s’organiser, quitte à négocier avec son banquier un découvert le temps d’obtenir un remboursement.

Le piège des subventions et des avances remboursables

De la même manière, une subvention et une avance remboursable peuvent être des risques si elles sont mal appréhendées. Leur versement se fait la majeure partie du temps en plusieurs fois, en général une partie au démarrage du projet et le solde à la fin de celui-ci. Pensez donc à garder un suivi des dépenses engagées et les justificatifs pour les faire parvenir à l’organisme financeur lorsque vous demanderez le paiement du solde. Si vous vous trompez ou dépensez moins que prévu, l’aide sera recalculée au prorata et diminuée en fonction.

Les conséquences d’un manque de trésorerie non prévu peuvent ainsi être fatales… Gardez donc un tableau de bord faisant figurer votre CA, vos dépenses et les opérations principales à venir pour éviter d’être surpris.

Gérer ses délais de paiement

Comme disent les Américains, “buy low, sell high”, et c’est un peu le même principe pour gérer votre trésorerie! Vous devez faire en sorte d’encaisser le plus vite possible les créances de vos clients et de payer vos fournisseurs le plus tard possible. Pour raccourcir les paiements de vos clients, n’hésitez pas à récompenser les bons payeurs par des escomptes en cas de paiement anticipé ou à demander à minima le paiement d’une avance pour vous permettre de voir venir.

Côté fournisseur, il est important de communiquer au maximum sur vos paiements. Demandez une facture acquittée lorsque vous avez procédé au paiement, cela vous permettra d’anticiper une mauvaise relation ou un potentiel conflit. Lorsque vous rencontrez des difficultés pour payer, mieux vaut en discuter avec vos fournisseurs pour envisager un plan de paiement étalé plutôt que de braquer votre fournisseur et risquer de se fâcher avec un partenaire important.

La problématique des délais de paiement, bien qu’elle soit encadrée en France, reste très problématique, surtout pour les plus petites structures qui travaillent avec des grands comptes. Un sujet tellement problématique que la BPI organise un concours des délais de paiement chaque année pour récompenser les bons payeurs. Un comble !?

Relancez souvent vos clients!

Si un client tarde à vous payer, n’hésitez pas à le relancer régulièrement. Vous n’êtes pas sa banque et ce n’est pas à vous de supporter ses difficultés de trésorerie. Soyez convaincant sans vous montrer agacé ou violent, cela ne mènera à rien. Il faut cependant rester ferme et ne pas hésiter à communiquer par courrier recommandé si le paiement se fait vraiment trop attendre.

Vos relations avec les grands groupes

Un grand groupe a une capacité financière que vous n’aurez probablement jamais. Pourtant, il est malheureusement monnaie courante que ceux-ci fassent jouer les délais de paiement pour ne pas avoir à vous régler, vous imposer une baisse de prix ou de nouveaux services. Certains témoignages d’entrepreneurs vont jusqu’à parler de la recherche de faillite pour envisager le rachat de votre entreprise ou de votre technologie au rabais. C’est notamment ce que prétend Richard Ollier qui accuse Décathlon, alors principal client de son entreprise, de lui avoir volé son invention.

Ce type de relation complexe à gérer côté trésorerie n’est pas propre aux startups et est aussi très problématique pour de nombreuses TPE/PME.

Anticipez au maximum les difficultés de tréso

Gérer sa relation avec son banquier

Votre banquier doit avoir avec vous une relation de partenariat. Ainsi, il est important d’être honnête et transparent avec lui.

Pour optimiser la gestion de votre trésorerie, n’hésitez pas à placer l’argent dont vous n’avez pas besoin.Il existe de nombreux produits sans risque – et donc peu rémunérateurs – dont les comptes à terme. Ces comptes rémunèrent à la fin de la période pour laquelle vous souscrivez, mais ils peuvent être pour la plupart résiliés si vous avez un besoin imprévu et immédiat.

L’idée n’est pas forcément de gagner de l’argent, mais de constituer un trésor de guerre auquel vous ne touchez pas. C’est particulièrement opportun notamment après une levée de fonds ou la réception d’une subvention.

Lorsque les temps sont durs, une relation étroite avec votre banquier vous permettra de bénéficier de découverts autorisés, afin de faire face aux paiements obligatoires comme les salaires, dans l’attente de rentrées prochaines.

Créez de la dette quand ça va bien, pas quand ça va mal

Vous l’avez compris : l’anticipation est le maître mot. En ce sens, il est indispensable de négocier un découvert bancaire lorsque votre entreprise est en forme plutôt que quand tout va mal. Il vous sera par ailleurs plus facile de lever des fonds avec une trésorerie solide que l’inverse.

Stop au superflu !

Pour économiser, rien de tel que de chasser les dépenses inutiles. Gaspillage de papier, d’électricité, changement de machine à café… toute économie est bonne à prendre! En effet, c’est souvent l’accumulation de petites dépenses inutiles qui peuvent mettre à mal un équilibre budgétaire fragile.

Cependant, ne chassez pas les économies à tout prix!  Si pour économiser 20€ d’électricité vous devez investir dans 8000€ de panneaux solaires, ce n’est peut-être pas la bonne solution. De la même manière, si pour économiser sur des frais de fournitures vous supprimez des outils de travail essentiels pour certains de vos collaborateurs, la perte de productivité Vs le gain effectif ne sera pas pertinente! Faites un état des dépenses à réduire et arbitrez au cas par cas.