Pas un jour ne passe sans qu’un entrepreneur me dise qu’il est « dans le jus ». Il faut dire que je le suis aussi. Pourtant, il existe plusieurs moyens de devenir plus efficace, plus efficient… bref plus productif. Les Américains diraient que vous devez « hack your life habits ». Je dirai juste que l’on a tous nos mauvaises habitudes qu’il faut corriger pour optimiser son temps de travail. Loin des clichés des startups avec les poufs de couleurs vives et des parties de babyfoot endiablées, voici 10 conseils pour gagner en productivité. Vous connaissez le livre « La semaine des 4 heures » ? C’est pour bientôt.
1. Connaitre son heure de productivité optimale
Vous n’avez pas les codes de l’arme nucléaire, donc aucun mail n’est urgent !
Certains sont matinaux, d’autres aiment travailler le soir tard, très tard. Il faut dire que les horaires de bureaux ne sont pas particulièrement adaptés à un autre rythme que celui du 9-13 / 14-18h. Pourtant, savoir exactement votre moment de productivité optimale est utile pour planifier vos taches et ainsi les exécuter du mieux possible.
Si vous avez besoin d’un peu d’ aide de découvrir votre pic de productivité, des chercheurs anglais ont mis au point une application qui promet de vous aider à le trouver. Inutile de préciser que c’est très dur d’expliquer à son chef qu’on arrive à 11 heures au bureau parce qu’on a bossé jusqu’à 5 heures du matin.
2. Fermer Facebook
« Moi c’est parce que c’est mon profil pro ». Ok, mais Facebook est une plaie pour la productivité. Surtout si vous êtes curieux comme moi. Un article, une vidéo, un petit chat… faille spatio-temporelle voilà 30 minutes de perdues. Allez sur Facebook à des horaires fixes et désactivez les notifications.
Une étude a montré que 23% des travailleurs citent Facebook en tant que « distraction à perte de temps ».
Mais que faire quand votre travail nécessite d’aller sur Facebook pour gérer votre page ou poster des articles ? Essayez de vous cantonner à Hootsuite ou Buffer pour ne pas être tenté. Puis surtout, séparez votre profil pro de votre perso.
3. Adieu le Smartphone
On vérifie son smartphone 221 fois par jour. Entre les SMS, les mails, les snapchats et les notifications diverses… ranger son smartphone pendant les heures de travail contribue à augmenter votre productivité. Si c’est impossible pour vous de vous en passer, il est temps de consulter un médecin spécialisé dans les addictions.
4. Restez focus !
Désolé de vous l’apprendre mesdames, mais même pour vous il est impossible de faire deux choses à la fois en étant productive. Alors je ne parle même pas de la gent masculine. Il vaut mieux faire une tâche rapidement et efficacement puis passer à une autre, plutôt que de lancer 15 choses à la fois. Et garder à l’esprit que toutes les études montrent que le cerveau humain peut se concentrer de 90 à 120 minutes avant d’avoir besoin d’une pause. Donc, faites des pauses entre chaque tâche.
5. Déconnectez votre boîte mail
En gros, un email est égal à une tâche. Sauf si vous êtes inscrit à des newsletters improbables et que votre mail pro vous sert à acheter sur Cdiscount. Du coup, vous devez gérer cet afflux. (Principe identique pour Slack)
Tout d’abord, organiser votre boîte de réception comme un tiroir plein de fichiers. Onglets, tags, dossiers… Utilisez tout ce qui est disponible pour rendre accessibles tous vos mails.
Planifiez certains moments de la journée auxquels vous « checkerez » vos emails, et respectez-les. Trois fois par jour, c’est très bien. Comme le Doliprane. Vous n’avez pas les codes de l’arme nucléaire, donc aucun mail n’est urgent ! Vous pouvez également utiliser Boomerang pour Gmail, qui est très efficace pour gérer et envoyer vos mails.
6. Créer un espace de productivité
C’est très dur d’expliquer à son chef qu’on arrive à 11 heures au bureau parce qu’on a bossé jusqu’à 5 heures du matin
Aussi fou que cela puisse paraitre, les openspaces tristes et agrémentés de lumières néon ne favorisent pas la productivité. En revanche, regarder par la fenêtre oui. Pas de fenêtre? Pas de problème, une étude a révélé qu’en regardant une image informatisée de la nature vous augmentez votre productivité.
Clic droit -> changer image d’arrière-plan du bureau -> Paysage-montage.jpg
7. Des pauses fixes
Les pauses sont nécessaires (cf. 4) mais, il ne faut pas les prendre n’importe quand et en profiter pour faire n’importe quoi. On oublie le travail, on marche, on s’hydrate et on retourne travailler dans la bonne humeur. Le temps idéal se situe entre 10 et 15 minutes, en deçà vous n’aurez pas la sensation de coupure et au-delà le temps de « remise en marche » sera trop long.
8. Demander de l’aide et déléguer
Votre valeur ajoutée n’est pas la même que celle de vos collègues. Ne vous entêtez pas sur une tache qu’un collègue fera en 5 minutes. Il y a le pouvoir du nombre. Enfin, n’hésitez pas, lorsque vous vous sentez submergé par les tâches ou refroidi par le travail fastidieux,à demander de l’aide.
Le temps libéré servira à se concentrer sur ce que vous faites de mieux.
9. Ne pas tout le temps « faire »
Si vous êtes constamment dans le «faire», vous n’avez pas le temps d’innover, de penser ou de réfléchir. Faire les mêmes taches jour après jour tue la créativité.
Essayez de consacrer du temps – que ce soit un pourcentage de temps chaque jour ou un jour complet de la semaine – à travailler sur une idée que vous proposerez à votre responsable plus tard. Comme les famuex 20% de google. Quelque chose qui vous sort de la routine et qui augmentera votre productivité.
10. Dites « Non »
« Tu peux regarder ça pour moi s’il te plait ? » Non ! Ce n’est pas que vous êtes asociale ou égoïste. Juste que vous êtes occupé sur autre chose qui nécessite une concentration extrême et que vous ne pouvez pas vous laisser distraire. N’oubliez pas d’expliquer à votre interlocuteur pourquoi une telle réponse et prévoyez un moment pour accomplir ce qu’il vous a demandé.
Il faut environ deux mois avant qu’un nouveau comportement devienne automatique, donc mettez-vous-y rapidement.
Crédit photo : Marcin Balcerzak via shutterstock
