Pour favoriser la cohésion ou économiser sur le loyer, l’Open Space se place comme une nouvelle alternative de travail, principalement dans le monde des startups. Mais comment rester productif dans un environnement ouvert où rester concentré juste une heure peut devenir compliqué.
Pourquoi travailler en Open Space ? Quelles sont les startups ayant adopté ce modèle ? Zoom sur l’esprit du travail « en communauté ».
L’Open Space : Les avantages et inconvénients
L’open Space a mauvaise image. Cette configuration est favorable aux bruits, à la perte de déconcentration pouvant découler sur une baisse de la productivité. Les chercheurs de l’Université de Stockholm ont conclu que les salariés tomberaient même plus facilement malades en Open Space dû à la propagation de virus, augmentant les absences de près de 90%.
Une mauvaise presse ? Pas toujours et certaines startups s’y retrouvent dans cette configuration de travail. 67% des salariés en Open Space se disent d’ailleurs satisfaits (étude Actineo/CSA 2014). Quoi qu’on en dise, l’Open Space permet une meilleure circulation de l’information. Toutes les compétences réunies au sein d’une même pièce créent une synergie collective qui favorise la créativité. Et si vous voulez demander de l’aide (en chuchotant bien sûr), il vous suffit de lever la tête.
Exemples de startups travaillant en Open Space
Iadvize
Iadvize, la plateforme d’engagement au clic en temps réel, a été classé Cinquième startup où il fait bon travailler par l’Institut Great Place To Work et a obtenu le prix spécial de l’entreprise « Innovante et conviviale ». Et pour cause.
Deux étages de bureau pour près de 1600m² de locaux. La startup a fait de l’Open Space (avec salon s’il vous plait), son univers de travail au quotidien. Pour créer un lieu agréable à vivre, Iadvize s’est centré sur sa décoration où les neuf valeurs de l’entreprise ainsi que des photos de soirées de l’équipe parsèment les murs.
Une grande terrasse sur le toit avec barbecue, une cuisine équipée et 9 salles de réunion dont une misant sur la créativité par des murs recouverts de grands tableaux noirs. Une fois par mois, le dirigeant intervient pendant les « 20 minutes du Boss », une réunion bilan dans les locaux open space.
Ce qui fait la force d’Iadvize et leur donne les capacités de travailler en Open Space c’est parce qu’ils prennent du temps pour passer des moments ensembles, notamment par des barbecues sur la terrasse ou des événements réguliers.
GoodBarber
La solution facilitant la création d’applications mobiles Goodbarber fonctionne aussi en Open Space. Entre concentration et détente, la startup sait comment doser.
Pour stimuler la cohésion de son équipe, Goodbarber a instauré une compétition ludique : le jeu mensuel de la Playlist où chaque joueur va ajouter secrètement une musique à la playlist de l’entreprise. Le but ? Deviner à qui appartient la chanson. Un moment est accordé le vendredi après-midi pour annoncer le gagnant, soit celui ayant découvert le maximum de joueurs.
« Notre équipe compte une quarantaine de personnes, réparties sur deux open space (une trentaine de personnes d’un côté / une dizaine de l’autre).
Il est difficile de donner des conseils pour être plus productifs, car chaque équipe doit trouver la solution qui lui convient le mieux. De notre côté, les développeurs travaillent tous avec des casques et de la musique, ce qui crée une ambiance très calme propice à la concentration.
La vie de l’Open Space (et de l’équipe par extension) est surtout marquée par les stands up meetings quotidiens de l’équipe de développeurs (daily scrums), tous les jours à heure fixe. » nous confie Dominique Siacci.
L’Open Space, comment rester productif ?
- Discutez avec votre équipe en amont
Pour éviter les critiques et tensions parce qu’untel a installé ses cloisons ou que l’autre a déplacé son bureau, instaurez une réunion avec votre équipe pour avoir leur ressenti. Cela vous permettra de régler votre agencement en fonction des besoins de votre équipe.
Par exemple, mettez en place un règlement ou des « commandements », avec des conseils / règles à suivre pour le respect de la concentration de chacun au quotidien.
- S’isoler du bruit
L’attention est l’élément indispensable dans la bonne exécution de ses tâches, mais peut être entachée par le ballet des bruits continus. Téléphone, discussions, passages, même si vos collègues font attention, un bruit de fond persiste. Votre concentration est dérangée, vous stoppez votre tâche actuelle, profitant d’un moment pour aller faire un tour sur Facebook, discuter avec votre voisin d’à côté,… bref vous perdez du temps.
Si vous êtes de ceux qui aiment travailler en musique, un casque sur la tête fera office de coupe bruit extérieure. Pour atténuer le bruit, installez des cloisons à mi-hauteur par exemple. Si vous recherchez le calme absolu, les boules Quies sont une solution.
Les réunions qui n’impliquent pas tous les membres de l’équipe se font dans une salle à part pour ne pas déranger.
- Arranger son bureau
On a tendance à croire que les Open Space sont constitués de bureaux vides et impersonnels. Même s’il s’agit d’une pièce ouverte où plusieurs bureaux se collent, rien ne vous empêche de créer votre espace intime, à vos couleurs. Recréez une ambiance qui vous est propre à base de photos et autres objets personnels. Se sentir comme chez soi à son bureau réduit le stress pour favoriser la productivité.
- Passer du temps avec son équipe
Outre les questions professionnelles, il peut être tentant de discuter avec son voisin sur des sujets personnels : blagues, anecdotes du week-end, histoire familiale… Pas évident de se remettre au travail après. Pour cela, privilégiez des moments avec votre équipe en dehors du temps de travail ou instaurez des moments coupures pendant vos heures de boulot.
Crédit photo : Dotshock via Shutterstock ; travaillerenbretagne.fr
