Nous parlions de productivité au travail ce matin, intéressons-nous maintenant aux réunions.
Les réunions, certains les adorent car c’est l’occasion de s’exprimer pleinement, parfois quitte à monopoliser la parole. Pour d’autres, c’est ennuyeux, surtout si les réunions sont à répétition et n’apportent rien de plus. Et malheureusement, les meetings non productifs sont fréquents. Certains durent trop longtemps perdant l’intérêt de l’auditoire, d’autres sont mal préparées et c’est la dérive.
Résultat, en tant que meneur de réunion, vous perdez du temps. D’ailleurs, nous perdrions près de 31h mensuelles au cours de réunions non productives. Et le temps c’est de l’argent. En témoigne ce chiffre éloquent : aux Etats-Unis, près de 37 milliards de dollars seraient perdus annuellement au cours de réunions mal menées.
Quelles sont les astuces pour une réunion efficace ?
L’infographie ci-dessous, créée par Business Travel et publiée par Entrepreneur.com, vous explique comment réaliser une réunion productive.
- Définissez un ordre du jour et un « chef de réunion »
Une réunion bien faite est une réunion productive. Le tout étant de bien définir l’ordre du jour en avance pour que tous les participants puissent s’y préparer. Et c’est le « Chef » de la réunion qui s’assurera de mener à bien tout le déroulement en respectant la chronologie des objectifs définis.
- Eliminez les distractions
Pour garder votre auditoire concentré, mettez de côté toutes les distractions nuisibles telles que les appels, les emails ou encore les notifications.
- Privilégiez les réunions en « petit comité »
Les réunions les plus productives sont celles réalisées par petit groupe, avec des personnes qui ont un rôle important à jouer. Idéalement, comptez entre 4 et 7 personnes.
- Déterminez des horaires précises
Le fait de fixer une plage horaire précise, force les participants à être curieux et attentifs du début à la fin. Par exemple, votre réunion aura lieu entre 9h23 et 9h44. Partez du principe que vous ou votre équipe doit prendre le train, vous n’avez alors que très peu de temps. Il faut aller droit au but !
- Changez de cadre pour vos réunions
Le schéma est le même, chacune de vos réunions se fait dans une salle. Et si de temps en temps vous changiez de cadre ? Pour éviter la monotonie, faite votre réunion dehors, en vous baladant, ou dans un café par exemple.
- Des réunions courtes
Fini les longs discours barbants, parfois quelques minutes suffisent pour faire un point sur une situation et faire émerger quelques idées. Dans les réunions courtes, les participants sont pleinement concentrés. Idéalement, une réunion ne devrait pas durer plus d’une heure.
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